Kun logistiikasta keskustellaan johtoryhmissä, huomio kohdistuu usein kuljetuskustannuksiin, varaston optimointiin ja toimitusvarmuuteen. Huomattavasti harvemmin puhutaan järjestelmistä, jotka pitävät koko toimitusketjun kasassa.

Monien alan toimijoiden mukaan tässä on selvä ristiriita. Toimitusketjujen digitalisoituessa logistiikkajärjestelmistä on tullut yhä liiketoimintakriittisempiä. Silti niitä pidetään usein operatiivisina tukityökaluina strategisten kysymysten sijaan.

– Monilla johtoryhmillä on erittäin hyvä kontrolli liiketoimintajärjestelmistään ja asiakasalustoistaan, mutta huomattavasti heikompi näkyvyys siihen, miten logistiikka käytännössä toimii, sanoo Stefan Jörkander, Connect Companies:n toimitusjohtaja.

Seuraukset voivat olla kalliita. Kun kuljetusten hallinta pysähtyy, vaikutukset eivät rajoitu vain varastoon, vaan ulottuvat toimitusaikoihin, asiakastyytyväisyyteen ja lopulta yrityksen maineeseen.

Neljä keskeistä kysymystä jokaiselle logistiikkajärjestelmää käyttävälle organisaatiolle

1. Kuinka paljon seisokkeja on ollut – ja mitä ne maksoivat?

Useimmat yritykset mittaavat tarkasti IT-järjestelmien tai tuotantolinjojen häiriöitä. Harvempi kuitenkin seuraa, kuinka usein logistiikka hidastuu kuljetusten hallintaan liittyvien ongelmien vuoksi.

Kyse voi olla esimerkiksi etikettien tulostusongelmista, epäonnistuneista integraatioista tai järjestelmistä, jotka eivät kestä sesonkiaikojen kuormitusta.

– Monissa organisaatioissa tällaiset ongelmat ratkaistaan arjen työn ohessa: henkilöstö odottaa, käynnistää järjestelmiä uudelleen tai tekee asioita manuaalisesti. Kun ajankäyttö lasketaan yhteen, kustannus on usein yllättävän suuri, Jörkander sanoo.

2. Saammeko apua silloin kun sitä tarvitaan?

Kun logistiikka pysähtyy, ajalla on ratkaiseva merkitys. Silti monet yritykset ovat täysin riippuvaisia ulkopuolisista toimittajista tai konsulteista jopa pienissä järjestelmämuutoksissa.

Tämä voi tarkoittaa, että nopeasti ratkaistavissa oleva ongelma kestääkin tunteja tai päiviä.

– Kyse on hallinnasta. Pystymmekö tekemään muutoksia itse vai olemmeko aina muiden varassa? Ero korostuu erityisesti silloin, kun jokin menee pieleen, Jörkander toteaa.

3. Kuinka nopeasti pystymme skaalaamaan toimintaa?

Verkkokaupan kasvu ja kysynnän vaihtelut edellyttävät logistiikalta nopeaa reagointikykyä. Tietyissä tilanteissa tilausmäärät voivat kasvaa voimakkaasti.

Jos järjestelmät eivät kestä kuormitusta, syntyy pullonkauloja juuri silloin, kun toiminnan pitäisi sujua parhaalla mahdollisella tavalla.

– Monet yritykset huomaavat rajoitteensa vasta, kun volyymit kasvavat nopeasti. Silloin on usein jo liian myöhäistä reagoida, Jörkander sanoo.

4. Onko kukaan oikeasti mitannut uloslähtevän tavaran käsittelyajan?

Viimeinen kysymys on yksinkertainen mutta paljastava: kuinka kauan kestää siitä, kun tilaus on pakattu siihen, että se on valmis lähtemään varastosta?

Teoriassa prosessi on usein suoraviivainen. Käytännössä jokainen vaihe voi sisältää odotusaikoja.

– Kysyn usein logistiikkajohtajilta, ovatko he mitanneet oman lähetysprosessinsa. Yllättävän harva on, Jörkander kertoo.

Kun järjestelmistä tulee strateginen kysymys

Kun yhä useammat yritykset alkavat tarkastella logistiikkajärjestelmiään tästä näkökulmasta, myös suhtautuminen niihin muuttuu. Operatiivisesta työkalusta tulee osa strategista infrastruktuuria.

Tässä kontekstissa vakaiden integraatioratkaisujen merkitys korostuu: liiketoimintajärjestelmien, varaston ja kuljetuspalveluiden välisten yhteyksien on toimittava saumattomasti. Esimerkiksi Blue Integrator ja kuljetustenhallintajärjestelmä Blue TA ovat esimerkkejä ratkaisuista, joilla yritykset pyrkivät rakentamaan kestävämpiä logistiikkavirtoja.

Jörkanderin mukaan teknologia on kuitenkin vain osa kokonaisuutta.

– Olennaista on, että johto ymmärtää, miten logistiikka oikeasti toimii. Kun tämä ymmärrys on olemassa, myös päätökset paranevat. Teknologia on vain yksi osa – kokonaisvaltainen ymmärrys on vielä tärkeämpää. Integraatioratkaisuja suunnittelevien ja käyttöönottoa tekevien on erityisen tärkeää tunnistaa myös mahdolliset sudenkuopat. Onneksi nykyisin on useita yrityksiä, jotka työskentelevät tehokkaiden ja kestävien logistiikkaratkaisujen kehittämiseksi.